Аудит личной эффективности

Одно и то же действие, даже самое простое, можно совершать по-разному. И если не делать грубых ошибок, результат будет ожидаемым и вполне сносным. Но вот вопрос: сколько времени и труда мы потратим на достижение цели? Какова вероятность, что получится с первого раза и не придется переделывать? И сколько ресурсов мы потратим впустую вследствие недостаточной эффективности? Для дел, совершаемых регулярно, потери времени могут быть весьма болезненными. Если говорить о серьезных начинаниях, таких, как ведение собственного бизнеса, то эффективность является уже не роскошью, а вопросом выживания. Организация сложных процессов требует не только продуманного плана, но и постоянного мониторинга эффективности в условиях меняющейся ситуации. Что хорошо работает сегодня, совсем не обязательно так же хорошо будет работать завтра. Эта истина имеет в том числе и личностный, и психологический аспекты.

Примеры из жизни

Приведу пример из собственного опыта, который — я уверен — уже проходили или еще пройдут практически все. Еще до того, как я стал регулярно набирать тексты на компьютере, я знал, что слепой набор десятью пальцами значительно более эффективен, нежели тыканье в клавиатуру четырьмя пальцами, глядя в нее же. Знал, но все равно продолжал набирать, глядя на клавиатуру. И только столкнувшись с большими объемами требующих набора текстов, начал учиться правильной технике. Теперь я очень жалею о времени, потерянном впустую по непонятной причине. Это еще история со счастливым концом. Я знаю тех, кто работают за компьютером целый день, но продолжают долбить клавиши двумя пальцами, упорно отказываясь пожалеть и себя, и свое время.

Еще один пример из практики. Однажды, проводя аудит личной эффективности, я выяснил, что клиент имеет привычку класть постоянно используемые мелкие предметы (ключи, флешку) в самые неожиданные и разные места. Аналогичная ситуация наблюдалась и с записями, которые он оставлял на многочисленных листках, в разных файлах и на собственном телефоне. Для начала я предложил ему подсчитать потери времени на этом хаосе. Он подсчитал и пришел в ужас. А ведь ущерб этим не ограничивался. Иногда ему приходилось опаздывать из-за поиска ключей, иногда терялись листики с важными контактами. Не говоря уже о потраченных нервах. Общими усилиями мы выработали программу, и клиенту удалось существенно увеличить качество своей жизни.

Кто-то подсчитал, что нужно 1200000 комариных укусов чтобы выпить всю кровь у человека. Точно так же для каждого существует свой предел неэффективно совершаемых простых бытовых действий, после которого человек не успевает не только отдохнуть, но и сделать самые необходимые дела. Жизнь начинает тормозить и зависает, подобно компьютеру, на котором одновременно запустили слишком много программ. А ведь многие процессы можно совершенно безболезненно оптимизировать. Самостоятельно или с помощью психолога.

Процедура аудита

Аудит личной эффективности начинается с фиксации клиентом всех действий, которые он ежедневно выполняет. Уже на этом этапе часто человек сам обнаруживает вопиющие ошибки и потери. Например, это было в приведенном выше примере, когда клиенту пришлось отметить, как он несколько минут искал флешку, а потом еще столько же ключи. И тогда родилось первое, минимальное решение — сделать флешку брелком на ключах, и в каждом помещении отвести только одно специальное место, где эта связка может находиться.

Далее предлагается подумать, есть ли возможность сократить время выполнения наиболее часто совершаемых действий. Разумеется, не за счет лихорадочного увеличения скорости отдельных операций, а за счет оптимизации процесса. Решения могут быть самыми разными: от устранения глупых ошибок и поиска лайфхакерских советов в интернете до покупки специальной техники, делегирования обязанностей, найма работника, и даже решения записаться на курсы.

Отдельного рассмотрения достойна работа на компьютере и использование гаджетов. Вы уверены, что устройства и программы, которыми вы пользуетесь, оптимальны для решения поставленных задач? Вы уверены, что полностью освоили функционал этих устройств и программ, и не делаете в пять кликов то, что можно сделать в один клик? Вы используете горячие клавиши вместо мыши? Сюда же относится умение пользоваться органайзером и правильная организация электронной коммуникации. Если вы думаете, что здесь нет никаких особых секретов, то вам предстоит немало удивиться даже после небольшого экскурса в интернет на данную тему.

Есть такая поговорка: армия готовится пятьдесят лет чтобы одержать победу в один день. Меры, направленные на обеспечение безопасности, часто кажутся избыточными, а некоторых и вовсе раздражают как пустая трата времени и сил. Но только до первой атаки злоумышленников. Однажды, беседуя с вебмастером, я поинтересовался, какие инструменты противодействия взлому он использует. И получил ошеломляющий ответ: «Взлом? Да кто этим будет заниматься?» Подобно кролику из известного мультфильма, я ничего не сказал, но, многое подумал. Аудит личной эффективности обязательно включает в себя анализ мер, по обеспечению безопасности. Причем плохо не только их отсутствие, но и их избыточность. Паранойя, съедающая половину ресурсов, конечно, сведет на нет все мыслимые атаки, но в то же время и не даст развиваться с необходимой скоростью.

Думаю, из этой короткой статьи читатель уже сделал вывод, что быть эффективным это настоящее искусство. Овладение им вполне под силу каждому. Но исходя из принципов этого же искусства, может быть продуктивнее обратиться к профессионалу?